Vaga Para Oficial de Procurement & Logística (m/f) - Sovagasmoz Emprego

Vaga Para Oficial de Procurement & Logística (m/f) - Sovagasmoz Emprego



A Fundação Elizabeth Glaser Pediatric AIDS é líder global na luta contra o HIV/SIDA pediátrico. Trabalha em 15 países com mais de 7,000 escritórios em todo o mundo na prevenção da transmissão do HIV nas crianças, adolescentes e adultos, e presta apoio aos infectados. Hoje, devido ao trabalho bem sucedido da Fundação e seus parceiros, o SIDA pediátrico está sendo virtualmente eliminado nos Estados Unidos. Com um efectivo global crescente com mais de 1,000 trabalhadores—dos quais 9 em 10 trabalham no campo—a missão global da Fundação é eliminar o HIV/SIDA pediátrico através da implementação de programas de prevenção, cuidados e tratamento do HIV; avanço da pesquisa inovadora; da execução estratégica e actividades de advocacia globais direccionadas para trazer mudanças na vida de milhares de mulheres, crianças e famílias em todo o mundo. 

Descrição Sumária

Procurement: Elaboração e gestão de processos de procurement desde a planificação, compra e entrega dos produtos aos requisitantes. Gere toda a cadeia de aprovisionamento ao nível da província incluindo a gestão de fornecedores, capacitação de todos interessados pelos processos de procurement. Além de ser ponto focal no que tange aprovisionamento, garante o funcionamento pleno da área de procurement.

Logística: 

  • Gestão de frotas, distribuição dos bens, manutenção do escritório e outros equipamentos e materiais alocados aos serviços de saúde na província ao nível da província. 
  • Assegura a realização e consolidação do inventário geral de bens. 
  • Executa todos os processos de logística garantindo a interação com os diversos departamentos, fazendo a gestão eficiente e eficaz das diferentes solicitações em termos de transporte garantindo o cumprimento de normas de uso de meios de tranpsorte pelos motoristas e staff em geral.

 

Funções Essenciais e Responsabilidades

  • Melhoria de Processos / Observância das Regras

Procurement:

  • Contribuir na concepção, desenvolvimento, implementação e manutenção de procedimentos e directrizes operacionais contextualizadas de Procurement, compra, e distribuição atingindo os processos mais eficazes e eficientes a fim de atingir a excelência operacional;
  • Articular com o Gestor de Linha para uma boa tomada de decisões de Procurement, consultivas, transparentes, tecnicamente proficientes e compatíveis;
  • Guiado por uma sólida compreensão de regras e regulamentos aplicáveis, assegurar o cumprimento e correcta interpretação das políticas, normas e procedimentos nas questões contratuais;
  • Assegurar a implementação das melhores práticas de forma transparente e dinâmica;
  • Em coordenação com Procurement de Maputo propor um Plano Anual de Procurement, minimizando assim o Procurement ad hoc, auxiliando os projectos a melhor gerir o Procurement e despesas previstas;
  • Constituir – através de um processo amplo e aberto – uma base abrangente de fornecedores para o fornecimento de bens e serviços, com pesquisa contínua de mercado, para garantir uma base de fornecedor confiável e competitiva;
  • Participar em todo o ciclo das funções de Procurement de equipamentos de escritório, suprimentos, elaboração de termos de referência e todas as outras aquisições para o escritório;
  • Assegurar a obtenção, conclusão e arquivo de todos os documentos e aprovações necessárias dos doadores, sobre as actividades de Procurement da EGPAF, de acordo com os regulamentos do governo dos EUA e EGPAF e orçamentos aprovados;
  • Preparação e seguimento, até á conclusão dos concursos lançados pela EGPAF, no âmbito de Procurement e apoio às actividades da EGPAF;
  • Apoiar a planificação, implementação, garantir a disponibilidade e a qualidade exigida pela Fundação nos processos de Procurement;
  • Constituição de contratos de aprovisionamento contínuo (BOC).

Logística:

  • Contribuir na concepção, desenvolvimento, implementação de procedimentos e directrizes operacionais de Logística, bem como da Gestão de Frotas;
  • Assegurar a implementação das melhores práticas de logística nas formações, workshops e conferências de forma transparente e dinâmica;
  • Em coordenação com o Gestor de Linha assegurar a manutenção e reparação das viaturas da Fundação além de manutenção, reabilitação e segurança do escritório;
  • Propor requisições de eventuais necessidades no exercício das suas funções, nomeadamente quanto à manutenção e reparações;
  • Gestão das chaves relativas aos bens sob sua responsabilidade, nomeadamente chaves de viaturas e escritórios (duplicados);
  • Fazer inventários dos bens comprados com fundos do doador e suas actualizações periódicas;
  • Coordenar a disposição de bens e equipamentos obsoletos e avariados do escritório provincial com o escritório de Maputo a fim de obter as necessárias autorizações;
  • Manter o controlo do inventário dos equipamentos doados as unidades sanitárias;
  • Certificar o Branding do doador em todos os equipamentos (viaturas e equipamento de escritório);
  • Apoiar em actividades relacionadas com manutenção de escritório;
  • Garantir o acompanhamento dos serviços de manutenção de equipamentos por terceiros;
  • Garantir que o material reparado seja entregue atempadamente aos utilizadores e que estes assinem as guias de recepção;
  • Verificar o equipamento descrito como avariado e fazer um relatório a acompanhar o equipamento antes de enviar aos destinatários;
  • Fornecer o aconselhamento de gestão de frota, incluindo a programação ideal, relatórios analíticos documentados sobre os registos de utilização dos veículos, relatórios de consumo de combustível e calendário geral para todos os veículos;
  • Assegurar o monitoramento dos movimentos das viaturas da Fundação;
  • Supervisionar a manutenção dos veículos e garantir que todos os veículos da Fundação são devidamente mantidos e que os livros de registos são registados diariamente.
  • Rever, mensalmente, as folhas de controlo de combustível para todos os veículos da Fundação e enviar os dados aos interessados em Maputo.

Apoio de Campo

  • Participar e apoiar, sempre que necessário, na realização de formações, reuniões com o pessoal de Procurement e logística.
  • Supervisiona e coordena os procedimentos de procurement & logística em todos os escritórios distritais;
  • Visita regularmente os escritórios distritais para assessorar o estado de implementação dos procedimentos e aumentar a capacidade do seu efectivo;
  • Actuar como um supervisor indirecto para os colaboradores dos escritórios distritais;
  • Assegurar a realização de visitas regulares, sempre que necessário, junto dos fornecedores para aferir a conformidade procedimental.


Documentação

  • Assegurar a manutenção dos arquivos de Procurement e Logística, completos e exactos;
  • Preparar e rever as avaliações dos fornecedores /análise de propostas, solicitar a adjudicação, ordens de compra, contratos de serviços e outros documentos de Procurement, garantindo cumprimento estrito dos procedimentos aplicáveis, a exatidão e a integridade dos documentos de suporte de Procurement;
  • Preparar e rever as requisições de combustível e de outros bens e serviços, e os procedimentos aplicáveis, a exatidão e a integridade dos documentos de suporte;
  • Submeter relatórios mensais/semanais padronizados, para apoiar a tomada de decisão tanto na área de procurement e logística (PL) assim como para boa gestão de frotas e distribuição de bens e serviços;
  • Facilitar o desenvolvimento e disseminação de listas de verificação, modelos e outras ferramentas de procurement e logística ;
  • Obter licitações, descontos de qualidade e alcançar a economia de custo, de acordo com os procedimentos;
  • Efectuar a gestão e organização da documentação de fornecedores pré-qualificados da EGPAF.

Treinamento e Edificação de Capacidade:

  • Identificar as áreas de interesse onde os colaboradores, fornecedores, e parceiros podem ser treinados para aumentar a sua capacidade básica, treinando-os em PL e assistindo-os sempre que necessário e organizar avaliações de necessidade de treinamento para aumento de capacidade; 
  • Orientar todos os novos colaboradores no que concerne aos procedimentos de PL da EGPAF e sistemas, incluindo o sistema Verian;
  • Realizar Formações e Reuniões com o pessoal das diferentes áreas (Técnica e Operacional) para desenvolver a capacidade e compreensão das actividades de PL;
  • Trabalhar com o Escritório de Maputo para reforçar as politicas e procedimentos de PL. 

Outras Responsabilidades

  • Recomendar quaisquer procedimentos/orientações adicionais de Procurement e Logística a Maputo para revisão, aprovação e devida implementação;
  • Analisar as áreas de risco em operações de Procurement e Logística e recomendar soluções mitigadoras;
  • Proceder à actualização das bases de dados tanto de procurement assim como da área de logística;
  • Conduzir a viatura para serviços mínimos (solicitação de cotações) ou em casos de urgências na ausência dos motoristas;
  • Outras tarefas que lhe forem atribuídas.
 

Qualificações requeridas

Educação & Experiência

  • Licenciatura em Gestão, Procurement, Gestão de Cadeia de Suprimentos, Logistica, Operações, ou outras áreas relevantes;
  • Treiinamento ou certificação em Gestão de Cadeia de Suprimentos ou Logistica, é preferencial
  • 3 a 5 anos de experiência, trabalhando com Gestão de Cadeia de Suprimentos ou actividades relacionadas com Logística, preferencialmente com os fundos da USG;
  • Experiência em gestão de parque automóvel, informática, electricidade, construção incluindo água e saneamento, segurança e gestão de bens móveis/imóveis é uma vantagem;
  • Capacidade de criar base de dados funcional e criativos em gestão diária de viaturas e manutenções preventivas;
  • Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
  • Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar;
  • Possuir carta de condução.
  • Conhecimentos, Competencias & Habilidades

Integridade e honestidade

  • Conhecimento de sistemas de gestão de bens
  • Capacidade comprovada de gestão de cadeia de suprimentos e logística
  • Fortes conhecimentos do uso de computador, incluindo o excel, word, outlook, softwares de Procurement e habilidade de aprender novas bases de dados
  • Pensamento estratégico e habilidades de gestão
  • Capacidade de trabalhar em equipa, inclusive com o pessoal do Governo local
  • Disponibilidade de realizar viagens locais, as vezes imediatas
  • Familiaridade com os instrumentos básicos e processos de PL 
  • Focado nos resultados para os clientes e responder positivamente à feedbacks
  • Proactivo e orientado para o resultado
  • Excelente capacidade de comunicação e negociação
  • Habilidades interpessoais e experiência de desenvolvimento do pessoal
  • Fluência de leitura, escrita e fala tanto em Português como em Inglês

Descrição do Cargo

Posição: Oficial de Procurement & Logística
Localização: Moçambique, Gaza
Subordina-se à: Gestor Provincial de Operações
Data de Início: 16 de Agosto de 2020 

Candidatura 





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